電子化と生成AIで研究知見を“活かす”仕組みを実現

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予約システム導入による会員情報の一元管理

膨大な予約情報を紙で管理しており、予約履歴の追跡が難しく、担当者間での引継ぎの情報連携が非効率的で業務負荷が大きい為、予約システム導入による予約情報の一元管理・ペーパレス化を行い、業務負荷の削減を実現しました。

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勤怠管理のデジタル化による業務効率化の実現

紙で行っている勤怠管理を効率化するため、勤務状況がリアルタイムに可視化でき、就業時間の自動計算が可能な勤怠管理システムを導入し、顧客に対する迅速な対応可能メニューの提案や、業務時間の削減を実現しました。

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「電子請求書システム」選定基準明確化及び導入による業務負荷低減

見積依頼から発注、請求書受領の一連の業務におけるシステム導入を検討されていたご相談者様から、自社に最適なシステムを明確にしたいとご相談がありました。複数システムの機能・費用等の比較を行いシステムの見極めポイントを明確にし、利用シーンを想定したデモを実施することで導入するシステムを決定し、業務の効率化を実現しました。

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「クラウドFAX」を活用した管理業務の効率化

委託先介護施設からの報告書をFAX(紙媒体)で受け取っていたために、職員の管理業務負荷が高まっているとご相談がありました。運用変更が困難な委託先介護施設に影響なく取り入れられるクラウドFAXを選定・導入することで、出先でも報告確認ができるようになるなど、管理業務負荷の軽減を実現しました。

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「AI議事録システム」導入による自動議事録作成で業務負荷低減

顧客との打合せ内容など、紙のメモを記録用システムに入力する手間を解消したいとのご相談がありました。議事録作成の効率化において最も効果的な「メモの廃止」に向けたAI議事録システムをご提案しました。導入後の現在は、システムへの入力負荷を解消するだけでなく、議事録を自動作成することでより大幅な業務負荷の低減を実現しました。

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LINEの活用による自治会内における連絡負荷の軽減

自治会内で使用している回覧板が現物であるために生じていたポスト投函等の手間を削減したいとご相談がありました。費用の肥大化や慣れないシステムの導入による形骸化を避けるために、使い慣れているLINEを活用した回覧板を提案し、まずは役員間の情報連携のデジタル化から開始することで、利便性の確認を進めています。

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ローコードツール導入による伝票の電子化

物品の運搬業務を管理する際、依頼を受けてから紙の伝票を作成・発行し記入していたところ、案件ごとにフォーマットが異なる伝票の管理が煩雑になっていました。内容も多様化しており、市販のソフトウェアでは対応が難しいとされていましたが、Y-BASEで業務フローの整理を実施し、ローコードツールを活用して伝票の作成から管理までを網羅するアプリの開発をご支援したことにより、伝票・管理業務の電子化を実現しました。

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「無料アンケートシステム」を活用した“できるところからの”デジタル化

アンケートシステムの活用により、紙で実施していたアンケートの効率化を実現。限られた人員の中で、どのように運用すれば良いかなど検討をしながら、Y-BASEのハンズオンを通して、ご自身でアンケートを作成。紙の削減も含め、アンケートの収集、集計、グラフ化業務の効率化に成功しました。

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「シフト管理システム」導入によるシフト自動収集取込で効率アップ

紙で管理・運用していた勤務シフトの申請から調整、確定および共有・確認を行う業務を効率化するためにシフト管理システムを導入し、管理者と従業員双方の業務の効率化を実現しました。

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契約業務の効率化とペーパーレスを実現する「電子契約システム」導入

中古車買取に伴う契約書や請求書のやり取りを書面で行っていたため、注文内容を紙の契約書にしたり、郵送や保管する手間などがかかっていました。四国のお客様に数時間かけて書面を持って行くこともあり、今後海外を含めた販路拡大も見据えていたため、契約事務の効率化に向けて、手間と距離の問題を解決する電子契約システムの導入を行いました。タブレットを使って契約締結をしたり、直接通えない遠方のお客様とも簡単に取引ができるようになりました。

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ペーパーレス化によるリアルタイム情報共有と⾼品質な営業活動の実現

⾃動⾞販売代理店様から、営業⽇報等を現状は紙で管理しており、将来的には電⼦化を図っていきたいという相談がありました。そこで、紙書類のペーパーレス化を図るとともに、それによって可能となった、営業・事務・整備の担当者間でのリアルタイム情報共有を実現させました。この環境を活かし、営業活動や整備計画の⾼品質化、事務作業の省⼒化などを図ります。

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